Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens

De verwerkingsverantwoordelijke is Casa d'Olivença, Rua de Olivença 10, 7350-075 Elvas, Portugal.

• ·NIF: 271772905
• ·Registratienummer: AL 102158/AL
• ·E-mail: casadeolivenca@outlook.com
• ·Telefoon en WhatsApp: +351 969 821 094

Wij zijn niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen. Voor alle vragen over uw gegevens kunt u rechtstreeks bij ons terecht via bovenstaand e-mailadres.

2. Gegevens die u zelf aan ons verstrekt

Wanneer u het reserveringsformulier invult, verwerken wij: uw naam, uw e-mailadres, uw telefoonnummer (optioneel), de gewenste aankomst- en vertrekdatum, het aantal gasten, de gekozen kamer en uw eventuele bericht.

Doel: uw aanvraag beoordelen, de beschikbaarheid nagaan en u een antwoord of bevestiging sturen.

Grondslag: het nemen van maatregelen op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst (artikel 6, lid 1, sub b AVG).

Neemt u contact met ons op per e-mail, telefoon of WhatsApp, dan verwerken wij de gegevens die u ons in dat bericht geeft, uitsluitend om u te kunnen antwoorden. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om op vragen te reageren (artikel 6, lid 1, sub f AVG), of het treffen van precontractuele maatregelen wanneer uw bericht over een verblijf gaat.

3. Gegevens rondom uw verblijf

Boekt u daadwerkelijk bij ons, dan verwerken wij aanvullend de gegevens die nodig zijn om u te ontvangen en om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen:

• ·Gastenregistratie: als geregistreerde alojamento local zijn wij wettelijk verplicht de identiteitsgegevens van onze gasten vast te leggen en door te geven aan de bevoegde Portugese autoriteiten (het "boletim de alojamento" aan AIMA, voorheen SEF), op grond van de Portugese wet nr. 23/2007. Grondslag: het voldoen aan een wettelijke verplichting (artikel 6, lid 1, sub c AVG). Zonder deze gegevens kunnen wij u niet laten verblijven.
• ·Facturatie en boekhouding: naam, adres, NIF of ander fiscaal nummer en de gegevens van uw verblijf, om een geldige factuur op te maken. Grondslag: wettelijke verplichting (artikel 6, lid 1, sub c AVG).
• ·Toeristenbelasting, indien van toepassing, en bijzondere wensen die u ons doorgeeft om uw verblijf aangenaam te maken.

4. Gegevens die automatisch worden verwerkt

Onze website wordt gehost door Netlify. Zoals bij elke website legt de server technische gegevens vast, waaronder uw IP-adres, het tijdstip van uw bezoek, de opgevraagde pagina en uw browsertype.

Doel: de website leveren, de beveiliging bewaken en storingen of misbruik opsporen.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en werkende website (artikel 6, lid 1, sub f AVG).

Wij gebruiken geen analysesoftware, geen bezoekersstatistieken en geen trackingtechnologie. Wij maken geen profielen van bezoekers.

5. Kaarten en externe inhoud

Op onze contactpagina staan twee kaarten van Google Maps. Deze worden bewust niet automatisch geladen: u ziet eerst een neutrale weergave met een knop. Pas wanneer u zelf op die knop klikt, wordt de kaart geladen en maakt uw browser verbinding met Google, waarbij onder meer uw IP-adres aan Google wordt doorgegeven.

Grondslag: uw uitdrukkelijke toestemming (artikel 6, lid 1, sub a AVG). Klikt u niet, dan wordt er geen enkel gegeven met Google gedeeld.

Meer hierover leest u in ons cookiebeleid.

6. Met wie wij uw gegevens delen

Wij verkopen uw gegevens nooit en delen ze alleen wanneer dat noodzakelijk is:

• ·Microsoft: onze e-mail loopt via Outlook, waardoor uw bericht op de servers van Microsoft wordt opgeslagen.
• ·Netlify: onze hostingprovider. Netlify verwerkt de technische serverlogs en ontvangt en bewaart de reserveringsaanvragen die u via het formulier verstuurt; van elke aanvraag krijgen wij een melding per e-mail.
• ·Bevoegde autoriteiten: AIMA voor de wettelijke gastenregistratie en de Portugese belastingdienst (Autoridade Tributária) voor de facturatie.
• ·Onze boekhouder, uitsluitend voor de fiscale verwerking van uw factuur.

Met verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten waarin is vastgelegd dat zij uw gegevens uitsluitend in onze opdracht en op een beveiligde manier verwerken.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Microsoft en Netlify zijn gevestigd in of verwerken gegevens in de Verenigde Staten. Daardoor kunnen uw gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt.

Voor die doorgifte steunen wij op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het EU-VS Data Privacy Framework, dan wel — wanneer een partij daarbij niet is aangesloten — op de door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen (standard contractual clauses), aangevuld met passende waarborgen.

Wilt u liever niet dat uw gegevens via het webformulier lopen? Stuur ons dan gerust rechtstreeks een e-mail of een WhatsApp-bericht.

8. Hoe lang wij uw gegevens bewaren

• ·Reserveringsaanvragen die niet tot een verblijf leiden: maximaal 12 maanden na het laatste contact.
• ·Contactberichten: maximaal 12 maanden na afhandeling van uw vraag.
• ·Gegevens van een daadwerkelijk verblijf, facturen en boekhouding: 10 jaar, de wettelijke bewaartermijn voor fiscale documenten in Portugal.
• ·Gegevens uit de wettelijke gastenregistratie: zolang de toepasselijke wetgeving dat voorschrijft.
• ·Technische serverlogs: doorgaans niet langer dan 30 dagen.

Na afloop van deze termijnen verwijderen wij uw gegevens of maken wij ze definitief anoniem.

9. Hoe wij uw gegevens beveiligen

De Site is uitsluitend bereikbaar via een versleutelde verbinding (HTTPS). De toegang tot onze e-mail en onze administratie is beperkt tot de personen die daar voor hun werk bij moeten kunnen, en beveiligd met sterke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie.

Wij bewaren niet meer gegevens dan nodig en houden geen eigen gastendatabase op de website aan. Reserveringsaanvragen worden bewaard in de beveiligde formulierenomgeving van Netlify, waar alleen wij toegang toe hebben, en verwijderd volgens de termijnen hierboven.

10. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG de volgende rechten:

• ·Inzage in de gegevens die wij van u verwerken.
• ·Rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens.
• ·Verwijdering van uw gegevens, voor zover wij ze niet wettelijk moeten bewaren.
• ·Beperking van de verwerking en het recht om bezwaar te maken tegen verwerkingen die op ons gerechtvaardigd belang berusten.
• ·Overdraagbaarheid: het ontvangen van uw gegevens in een gangbaar digitaal formaat.
• ·Het intrekken van uw toestemming, op elk moment en zonder opgaaf van reden, zonder dat dit afdoet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór die intrekking.

U oefent deze rechten uit door ons te mailen via casadeolivenca@outlook.com. Wij reageren binnen één maand. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen.

11. Klacht indienen

Bent u het niet eens met de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan weten — wij lossen het graag samen op.

U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Portugese toezichthouder, de Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), Av. D. Carlos I, 134 — 1.º, 1200-651 Lissabon, Portugal, www.cnpd.pt. Woont u in een andere lidstaat, dan kunt u zich ook tot de toezichthouder van uw eigen land wenden.

12. Wat wij niet doen

Voor de duidelijkheid, want dat scheelt u lezen:

• ·Wij verkopen of verhuren uw gegevens niet aan derden.
• ·Wij versturen geen nieuwsbrief en gebruiken uw gegevens niet voor reclame.
• ·Wij gebruiken geen analytics, geen trackingcookies en geen advertentienetwerken.
• ·Wij nemen geen besluiten over u op basis van geautomatiseerde verwerking of profilering.
• ·Wij vragen niet naar bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals gegevens over uw gezondheid, en verzoeken u die ook niet in het formulier te vermelden.
• ·Onze diensten zijn niet gericht op kinderen; kinderen verblijven bij ons uitsluitend onder verantwoordelijkheid van een begeleidende volwassene, die hun gegevens voor hen doorgeeft.

13. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld wanneer wij een nieuwe dienst gaan gebruiken of wanneer de wetgeving verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging.